1人サロン・治療院経営者のための タスク管理術

タスク管理 術


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1人で仕事をこなさないといけない1人サロンの経営者にとって、効率的な タスク管理 は、仕事がはかどるかどうか、だけじゃなく、ビジネスが成長できるかどうか、に大きく影響してきます。

でも、毎日の業務だけでもやることはたくさんあるし、勉強したいことや、新しくはじめたいことなど、アレもコレもとやることがたくさん出てきますよね。

思いついたことを忘れちゃいけないと、手帳やメモに書き留めていくけど、全然タスクが消化できずに、未着手ややりかけのタスクばかりがたまっていく。。。

でも、次から次にやりたいことや、やらないといけない事が出てきて、頭がパンク状態!なんて悩んでませんか?

タスクをやりきるには、ちょっとしたコツがあります。

い: タスク管理 の時間を取る

まずはコレが最重要。

毎週、日を決めて2~3時間をタスク整理の時間にあてます。
できれば休みの日がいいでしょう。家庭の事情で休みの日に時間が取れなければ、前の週の営業終了後がおすすめです。

僕は、毎週月曜日の午前中を、この時間にあてています。

ろ:思いつくタスクを、とにかく書き出す

人間は、頭のなかで考えているだけだと具体化できないので、とりあえずはタスクの大小や重要度など気にせず、とにかく思いつく限りのことを書き出していきます。

カテゴリーごとにまとめようとしなくてもOK。思いつくままに、タスクとして洗い出します。

こうやって書き出していくと、それだけで頭の整理になるし、思っているよりも少なかったりします。
もちろん、予想外に多くて焦るときもあります。。。

ただ単に箇条書きで列挙していくのもいいですが、マインドマップを使うとより効果的です。
あと、付箋に書いて貼っていくというのも、あとの作業がすすめやすくなるのでオススメです。

は:タスクをカテゴリごとに分類する

次に、カテゴリごとに分類します。
タスクの分類方法は色々あるので、自分で試しながら分類を考えていきましょう。

使いやすいのは重要度と緊急度の掛け合わせ。
タスクを「重要かつ緊急」、「重要だけど緊急じゃない」、「重要じゃないけど緊急」、「重要でもないし緊急でもない」の4つに分類する方法です。

僕は「今後1ヶ月の利益に繋がるタスク」、「2~3ヶ月後の利益に繋がるタスク」、「3~12ヶ月以上先の利益に繋がるタスク」、「1年以上先のこと」の4つにタスクを分類しています。
コレも色々試して、ココに落ち着きました。でも、もっとソリッドな切り口が見つかれば、そっちに変わるかも。

ノートに箇条書している場合は、マーカーやペンなどで色分けしてもいいし、シールを使って分類するのもいい方法です。
付箋の場合は、タスクの分類ごとにまとめて貼り直していきます。
マインドマップだと、すでにタスクがカテゴリごとに分類されているはずなので、この作業は飛ばします。

に:作業依頼するつもりで具体的に細かく書く

分類したタスクを、作業レベルに落としこんでいきます。
このときに大切なのは、できるだけ具体的に細かく作業内容を書くということ。

例えば、デザイン会社にホームページのデザインについて確認のメールを送る場合。

「○○さんにメール」ではなく、
「○○さんに、ヘッダーのデザインとH2見出しのあしらい、サイトカラーの確認、こちらの手持ちの画像でサイズはOKか、コピーの進捗についてメールする」という具合に、自分がわかるだけでなく、別の人に作業を依頼するぐらいのつもりで具体的にしていきます。

こうすることで、そのタスクを実行するときに何をすればいいのかを頭の中でリハーサルできるので、実際にメールを送るときに「何を確認するんだっけ?」となって時間を無駄にしなくて済みます。

この前の分類するところまでは、けっこう多くの人がやってます。
でも、タスクを細かく落とし込んでいないので、実際に作業をするときに何をすればいいのかわからなくなって、結局またタスク整理に戻る。というケースが多いです。

それでは、せっかく事前にタスク整理をしているのに、時間がもったいないですよね。

ほ:タスクにかかる時間を予測する

どんなに細かくタスクを洗い出していても、時間の読みができていないと、予定通りにタスクをすすめることはできません

例えば、先程の「○○さんにメール」というタスク。
コレだけだと、メールするだけなので5分もあればできるから、空き時間にやってしまおう。と思うかも知れません。

でも、メールするというタスクの内容を細かく考えていると、送信する前にどんな作業が必要なのか、それにどれ位時間が必要なのかの予測ができます。

メール送ること、そのものは5分もあれば十分でしょうが、その前の確認や作業で30分~1時間ぐらいはかかることだって起こりえます。
そうすると、「あれ?メール送るだけやったのに、なんか1時間もかかってる。他にもっとやりたいことあったのに・・・」となって、時間が足りなくなってしまうのです。

へ:タスクの劣後順位を着ける

さて、ココまで来たら、あとは今週やるタスクをスケジュールに落としこみます。

そのときに大事なのがタスクの劣後順位。優先順位の逆です。

タスクとしてかき出しているぐらいなので、どれもやりたいこと、やらないといけないことのはず。
だから優先順位をつけても、みんな優先度が1とか2とかになってしまいがちで、意味がないことに。

なので、やることではなく「やらないこと」を決めていきます。
そうすることで、結果的に優先順位の高いタスクを残すことができます。

このときに、タスクを具体的に細かくブレイクダウンし、必要な時間をちゃんと予測できていることが重要です。

例えば、2週間後の勉強会に参加するために資料をまとめるというタスクがある場合。

なんとなく10時間ぐらいかかるかなと思っていたタスクが、具体的に考えていくと5時間ぐらいで終わりそう。これなら、急いで取り掛からなくても、来週になってからでも大丈夫そう。
だったら、その分、他のタスクを今週中に進めよう。

という判断ができるようになります。

こうして残ったタスクを、1週間のスケジュールに書き込んでいきます。

と:あとは粛々とタスクをこなす

もちろん、急な新規が入ったり、予定外の予約が入ることもあれば、自分の時間の読みが甘くて予定通りにタスクが進まないこともあります。

そうなったら、その日のうちに残りのスケジュールを組み直して、1つずつタスクを消化してきましょう。

初めのうちは、休みの日にわざわざ時間をとってタスク整理をするなんて、と思うかも知れません。

でも、これをやるのとやらないのとでは、1週間の作業負荷や仕事のしやすさが変わります。
また、タスクの進み方だけじゃなく、売上や利益の成長もそうだし、何よりあなた自身の成長スピードが大きく変わります

まずは、次のお休みにタスクの洗い出しからやってみてください。


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サロン集客塾 羅針盤の山口でした。

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ABOUTこの記事をかいた人

山口 和也

<年収1000万サロンナビゲーター> 1975年12月27日生まれ。大阪府富田林出身。 自身、脱サラして1人整体院の開業から、様々な失敗や紆余曲折を経て約2年で年収1000万円を達成。 現在も同じ整体院を経営しながら、現場で実践済みの、すぐに役立つアイデアや解決策を活用したコンサルタントも行う。  ★詳しいプロフィールはこちら★