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オンライン決済に対応していない予約システムでも予約時前金制を導入する方法

オンライン決済を利用した予約時前金制は、予約の時点で決済が完了することができます。

予約時前金制の最大のメリットは、無断キャンセルが防げること。
もちろん100%防げるわけではありませんが、先に支払いを済ませているので、無断キャンセルにたいしてはかなり強力な抑止力になります。

土壇場でキャンセルされやすい心理カウンセリングや、法務的な相談などでは、すでに予約時前金制が広く導入されています。

最悪、無断キャンセルされたとしても、先にお金を頂いているので売上的にもダメージはありません。心にダメージを食らうことは避けられませんが、、、

また、先にお金を払ってでも施術を受けたい、という意欲の高いお客さんを集めることができるので、リピート率も高くなるという効果も期待できます。

今回は、そんなナイスな予約時前金制を導入する方法について、解説していきます。

この記事を読むとこんなことがわかります。
  • オンライン決済に対応した予約システムでの予約時前金制の導入方法
  • オンライン決済に対応していない予約システムで、予約時前金制を導入する方法

オンライン決済に対応した予約システムでの予約時前金制の導入方法

予約時前金制を導入する1番手っ取り早い方法は、オンライン決済に対応している予約システムを導入することです。

整体院やサロンでもよく使われているクラウド型オンライン予約システムのCoubic(クービック)RESERVA Reservation(レゼルバ)なども、オンライン決済に対応しています。

これらのサービスを利用することで、予約時前金制を簡単に導入することができます。

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ただ、どのサービスもオンライン予約システムの導入申請・契約とは別に、オンライン決済の審査が必要です。この審査に通らなければ、オンライン決済機能を使うことができないので、予約時前金制もできないことに。

また、すでに使っているオンライン予約システムがオンライン決済に対応していない、というケースもあると思います。

そこで、次の方法の登場です。

オンライン決済に対応していない予約システムで、予約時前金制を導入する方法

では、オンライン決済に対応していないネット予約システムで、予約時前金制を導入する方法について解説していきます。

必要なリソース
  • オンライン予約システム
  • PayPal(ペイパル)

オンライン予約システムの必要最低条件

オンライン決済を利用しない場合でも、オンラインでの予約を受け付けないといけないので、オンラインの予約システムは必要です。

その際、大事なポイントが1つあります。

それは、予約受付時の自動送信メールが、予約を受け付けるメニューごとに文面を変えることができる仕様になっているかどうか、ということです。

後で説明するPayPal(ペイパル)の決済機能を使うために、メールで決済情報を送るのですが、どのメニューでも同じメールが送られるのでは予約時前金制に対応できません。(メニューが1つしかない、すべてのメニューが同じ金額ならば、問題ありません)

なので最低限、予約確定メールの文面を変更できるかだけは確認をしてください。

とは言うものの、ほとんどの予約システムで持ち物や服装、その他の連絡事項など、メニューに応じた備考を登録できるようになっているので、問題ないと思います。

Cubic(クービック)なら、ホーム>予約ページ>(予約メニュー)>予約通知メールのカスタマイズ で予約確定時の通知メールの文面を変更することができます。

予約時前金制はPayPal(ペイパル)で対応

オンライン決済にはPayPal(ペイパル)を利用します。

PayPal(ペイパル)以外にもオンライン決済サービスはありますが、多くの決済サービスではメールで請求を送信するときに、毎回新しい決済情報を登録するという流れになっています。

AさんにはAさん専用の決済データをつくリ、BさんにはBさん専用の決済データを作って、それぞれに送信するということになるのですが、これだと予約受付決済データ送信オンライン決済の流れが自動化することができません。

一方、PayPal(ペイパル)はというと、決済データへのリンクを発番して、そのリンクだけがあれば誰でも決済できるという利点があります。このリンクを予約システムの自動送信メールにコピーすれば、予約と同時に決済情報を送ることができるというわけです。

ということで、PayPal(ペイパル)で決済リンクを作っていきましょう。まだPayPal(ペイパル)のアカウント持っていない場合は、先にビジネスアカウントの作成を済ませておいてくださいね。

PayPal(ペイパル)アカウント開設ページ

PayPal(ペイパル)で決済リンクを取得する方法

では、次にPayPal(ペイパル)で決済リンクを作る方法について、説明していきましょう。

PayPal(ペイパル)で決済リンクを取得する方法

ステップ①PayPal(ペイパル)にログインしたら、ツール>決済ボタンの順に進み、『今すぐ購入』で新しいボタンを作ります。

ステップ②『商品名』にオンライン予約を受け付けるメニューの名前を、『価格』に金額を入力し、『ボタンを作成』を押します。

ステップ③ウェブページにボタンを追加するというページが表示されるので、ページの下部にある『メールアドレス』タブをクリックします。

ステップ④『メールアドレス』タブに表示されているURLが、さっき設定した商品の決済リンクです。このURLを予約システムの自動送信メールにコピペすれば、予約時に自動で決済リンクの書かれたメールが送信されます。

PayPal(ペイパル) ボタンの作り方

予約メールで決済リンクを通知した後、お客さんがPayPal(ペイパル)でお支払いを済ませれば、決済完了のメールがあなたとお客さんに届きます。

予約メールで決済リンクを通知した後、お客さんがPayPal(ペイパル)でお支払いを済ませれば、決済完了のメールがあなたとお客さんに届きます。

予約はしているのにPayPal(ペイパル)での決済が済んでいない場合は、改めて個別に連絡を取ってお支払いを促しましょう。

あとは、予約当日にお客さんがやって来るまでは、これと言ってすることはありません。

PayPal(ペイパル)の決済完了と同時に予約受付メールを送る方法

PayPal(ペイパル)の決済が完了した後に、自動でメールを配信したいのなら、無料でつかえるPayMailという外部ツールがあります。

最初の設定は少しややこしいですが、PayPal(ペイパル)の完了と同時にメールが送られるので、予約の受付が完了したことをお伝えするメールを自動送信することで、お客さんが感じるかもしれない「ちゃんと予約は受け付けられたのかな・・・」という、不安を払拭することもできます。

PayMailのインストールと詳しい使い方は、リリース元のサイトをご確認ください。

ヒャクゴエ!でも、セミナーや教材の決済にPayPal(ペイパル)を使っているので、自動でメールを送信できるPaymail(ペイメール)を長い間つかい続けていました。

いまは販売・決済を別の仕組みに変えたので、ほとんど使っていませんが、予約時前金制の受付に使うのであれば、PayPal(ペイパル)とPayMail(ペイメール)の組み合わせで、充分に対応できます。

予約・決済時にカウンセリングシートの記入まで済ませてしまう方法

さらに、オンライン予約とあわせて、事前にカウンセリングシートの記入までを済ませてしまう方法もご紹介します。

すでに外部からアクセスできる電子カルテのシステムを導入しているなら、受付メールにカルテの入力方法を記載しましょう。

こういったシステムを導入していなくても、事前にカウンセリングシートを記入してもらう方法は大きく分けて次の2つあります。

  1. お客さんにPDFをダウンロードしてもらい、記入送信してもらう
  2. オンラインアンケートの仕組みを使う

では、それぞれ解説していきます。

PDFを使って事前にカウンセリングシート記入まで済ませる方法

いまあなたが使っているカウンセリングシートのPDFをお客さんにダウンロードしてもらい、記入。その後、送信してもらいます。

手順としては次のようになります。

PDFを使って事前にカウンセリングシート記入まで済ませる方法

ステップ1 カウンセリングシートをPDF化する。印刷用のデータがあればそれでいいし、なければスキャンしてPDF形式で保存します。

ステップ2 PDF化したカウンセリングシートをサーバーにアップロード。WordPress(ワードプレス)を使っているなら、メディアに新規追加すればOKです。

ステップ3 PDFファイルのURLを、オンライン予約システムの返信メールにコピペ。

これで準備は完了です。
あとは、予約確定時に送られるメールから、お客さんがPDFをダウンロードして記入。メールで送信してもらえば、カウンセリングシートの記入まで事前に済ませることができます。

この方法のメリットは、いま使っているカウンセリングシートがそのまま使えること。オンライン予約用に新しく作る必要がないし、これまでのカウンセリングシートと体裁も揃っているので使いやすいでしょう。

一方、デメリットもあります。
それは、お客さんの手間がかかること。

プリントアウトして、記入して、スキャンして、送信して・・・けっこう面倒くさいですよね。なかでもカウンセリングシートをプリントアウトするのが、かなりハードルが高いと思います。

職場でプリントできたり、自宅にプリンタがある場合はまだしも、そうじゃなかったらコンビニなどで印刷することになります。コンビニの印刷サービスはスマホからも使えるので、カンタンにできますが、はじめての人にはやっぱりちょっと面倒くさい。
印刷するのに、お金もかかりますしね。

また、記入したカウンセリングシートをメールで送ってもらっても送信エラーになったり、添付忘れで再送してもらう手間が発生したりと、色々と

てことで、次の方法をオススメします。

Googleフォームを使って事前にカウンセリングシート記入まで済ませる方法

Googleフォームとは、Googleが提供しているアンケート収集サービスです。Googleさんブランドなので、もちろん利用は無料。

Googleフォームを使って、カウンセリングシートの項目に合わせたアンケートを作成し、それに入力してもらえば事前にカウンセリングシートの記入まで済ませすことができます。

Googleフォーム

オンラインなのでカウンセリングシートを印刷する手間もかからないし、スマホだけで入力を完了することができ、お客さんへの負担も最小限。

また、アンケートの回答は即時に保存されるので、PDFの場合のようにメール送信がエラーになったり、添付忘れで送られてきて、再送信をお願いするといったことも避けることができます。

Googleフォームでカウンセリングを事前記入する方法

ステップ1 カウンセリングシートをもとに、Googleフォームでアンケートを作成する。(Googleアカウントを持っていなければ、先にGoogleアカウントから作りましょう)

ステップ2 すべての項目を入力し終えたら、回答タブをクリックし『新しい回答についてのメール通知を受け取る』にチェックをつけましょう。これをすることで、アンケートに新しい回答が入力されるとあなたのGmailあてにメールが送られるようになります。

ステップ3 送信ボタンを押し、表示された画面でアンケートのリンクURLをコピーします。

ステップ4 コピーしたURLをオンライン予約システムの自動送信メールにペーストします。これで予約確定と同時に、Googleフォームを使った事前カウンセリングシートを送信することができます。

ステップ4’ また、コピーしたURLをペイメールの文面にぺーストすれば、支払い完了後にカウンセリングフォームを送ることができます。

ステップ5 お客さんがカウンセリングフォームの入力を完了すれば、メールが届くので入力された内容を確認して、当日に備えましょう。

Googleフォームの使い方

予約した後、数日たってもカウンセリングフォームへの入力がなければ、「入力してくださいね~」と連絡を取りましょう。

まとめ

いかがでしたか?
今回はオンライン予約と予約時前金制の導入方法と、一歩進んでオンラインでカウンセリングフォームの記入まで済ませる方法をご紹介しました。

数年前ならば、ネット予約や予約時前金、オンラインカウンセリングといったことを導入しようと思うと、大掛かりなシステム開発が必要でした。

でも、いまは色々なサービスがあるので、うまく組み合わせることでカンタンに導入することができます。
しかも、今回ご紹介したサービスの中で、オンライン予約システム以外はすべて無料で利用できます。

ゼロから考え出すのは大変だと思いますが、ここで紹介した方法を参考にして、あなたのサロンにあった仕組みを組み上げてみてください。

やり方が分からない・・・、うまくできない・・・という場合は、コメント欄に書き込んでもらうか、お問合せフォームからお送りくださいな。

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