ネット予約管理システムとは、その名のとおり、お客様がネットで予約できるシステムのことです。
スマートフォンが普及したいま、サロンや整体院でもネットから予約できることは、当たり前レベルのサービスになっています。
また、お客様の利便性だけでなく、予約をシステムで管理することで業務を効率化することにも繋がります。
今回は、ネット予約管理システムでできることや、導入するメリット、サロンでも使いやすいオススメのネット予約管理システムサービスをご紹介します。
ネット予約管理システムの必要性
お客さんにとって、ネット予約の最大のメリットはいつでも予約できること。
いまはスマートフォンが普及しきっているので、何かしらの症状や悩みを抱えている見込み客は、時間と場所にしばられることなく、ネットを使ってサロンを探すことができます。
日中のスキマ時間もちろん、通勤電車のなかや仕事中、家事や育児をしながら、車を運転しながら。トイレやオフロに入ってる最中ももちろん、夜遅く布団に入ってからでも、ネットでサロンを探している人はたくさんいます。
そんなときに、電話でしか予約ができないとどうでしょう？
あなたのサロンの定休日や、営業時間外だともちろん受付できませんよね。
また、あなたのサロンが営業している時間であっても、電車の中や育児中、トイレの真っ最中などで、見込み客が電話をできない状況もあります。
もしかすると、
と思うかもしれません。
でも、そんなところに期待するのは、はっきり言って甘すぎ
営業時間外だった、電話ができない状況だった、という場合、見込み客はあなたのサロンのコトを覚えておいて後でかけなおそう、なんてことは頭をよぎりもせず、電話をしなくても予約できる別のサロンを探しはじめます。
ネット予約ができない、というだけで、来てくれたかもしれない見込み客を取りこぼしてしまう可能性が、とても大きくなるのです。
せっかく、あなたのサロンを見つけてくれたのに、そんなのもったいないですよね。
つまり、小規模のサロンであっても、ちゃんと集客をしたいならネット予約管理システムは必須！と言うことです。
ネット予約管理システムでできること5つ
このように、サロン集客の面で、大きなメリットと必要性のある予約管理システムですが、もちろんサロン側にも大きなメリットがあります。
24時間いつでも予約を受付できる
ネットを使って24時間いつでも予約ができることで、あなたがいないときでも予約を受け付けることができます。
ネット予約管理システムを使うと、お客さんは希望の時間で予約ができるどうかをすぐに知ることができるし、いつでも予約の確認ができます。
なので、電話予約で起こりがちな「電話口で待たされた」、「予約の時間がわからなくなった」、「予約が取れているかわからない」といった不安や不満が起きるのを避ける、こともできます。
また、いつでもどこでも予約ができて、確認ができるというのは、新規のお客さんだけじゃなく、リピーターさんにとっても大きな利便性です。
予約が一杯になっていてもキャンセル待ち機能を使うことで、優先的に案内もできるので、新規・リピーターに関係なく、予約機会を逃してしまう、というリスクを最小限にすることができます。
リマインドメール
ほとんどのネット予約システムでは、お客さんが予約を登録するときにメールアドレスを登録するようになっています。
これは1人1人のお客さんを管理し、予約登録の確認メールを送るためですが、予約先日や当日にリマインドメールを送ることもできます。
もちろん、手作業で個別にメールを送るのではなく、設定しておけば自動で送ってくれるので手間もかかりません。
当日や2~3日程度の近い日に入れた予約だと、あまり忘れられることはありませんが、2週間や3週間、1ヶ月以上先の日程で予約をしてくれるお客さんもいます。
また、リピーターのお客さんだと、次の予約が1ヶ月、2ヶ月先ということもあるかと思います。そんな場合に怖いのが、予約を忘れられてしまうこと。
予約の時間になってもお客さんが来ないのって、凹みますよね。。。
そんなときに、自動で送ってくれるリマインドメールは、予約を思い出してもらうきっかけになるのでとても有効です。
また、予約を忘れているお客さんだけじゃなく、
予約したのはいいけど、行くのどうしようかなぁ・・・
と迷っているお客さんにも、来店を決意する後押しになるので、地味ですがとても強力な機能の1つです。
一斉メール配信
ネット予約管理システムを通じて、メールアドレスを登録しているお客さんに、一斉でメールを配信することもできます。
年末年始やゴールデンウィークなど、営業日や営業時間が変則的になるときの案内や、臨時休業等のお知らせ、予約空き状況のお知らせにも使えます。
もちろん、キャンペーンの告知などにも利用できます。
顧客情報管理
予約をシステムで管理しているので、どのお客さんがいつ来店したのか、何回通っているのか、どれぐらいの間隔が空いているのか、といった予約状況もまとめて管理することができます。
また、システムによっては施術メニューや利用料金なども登録できるので、個別のお客さんがトータルでいくら使っているのか、といった情報も集約できます。
さらに、最終の来店日からの経過日数や、売上金額、利用メニューなどで顧客情報をセグメントで一斉メールを配信することも可能です。
このような機能を利用すると3ヶ月間で10回以上来店しているお客さん限定のキャンペーンや、半年以上来店していないお客さん向けオファーを送るといった使い方もできます。
クレジットカード決済
ネット予約管理システムの中には、クレジットカード決済と連携できるサービスもあります。
予約時に決済をすることで無断キャンセルの抑止にもなるし、事前にお金を払ってでも行こう！という意欲の高いお客さんが集まるため、必然的にリピート率も高くなります。
そして、リピート率が高くなるということは、売上も増えるということです。
予約と連動して、クレジット決済ができない予約システムでも、PayPal（ペイパル）などの外部システムと連携することで、予約時前金制を導入することができます。詳ししくはオンライン決済に対応していない予約システムでも予約時前金制を導入する方法にまとめています。
予約業務の効率化
予約をシステムで一元管理することで、予約の受付やキャンセル、変更といった作業にかかっていた作業負荷を大幅に減らすことができます。
また、手書きの予約台帳だと書き間違いや転記漏れ、走り書きで汚くて文字が読めないといったことや、予約のダブルブッキングといったミスも起こりやすいですが、システムで管理することでこうしたミスも減らすことができます。
ネット予約管理システムを導入する4パターン
ネット予約管理システムの必要性やメリットはお分かりいただけたと思います。
そんなに便利なら、早速導入するぜ！！
というのもいいですが、その前に知っておいてほしいネット予約システムの4つのタイプについて解説します。
タイプ1 自分専用のシステムを導入する（リース契約）
数年前まで、ネット予約管理システムを導入するというと、かなり高額の費用が必要で複数年のリース契約を結ぶことが普通でした
専用のアプリケーションをパソコンにインストールし、そのパソコンでだけ使える環境を構築します。システムによってはアプリケーションCDの挿入も必要になり、そうなると基本的に予約専用の端末が必要となります。
僕も自分の整体院でネット予約システムを導入しましたが、その当時は選択肢がいまほど多くなく、このタイプのシステムを使っていました。で、費用は5年間のリース契約で120万円ぐらい。毎月の支払いは約2万円。
使い始めた当時としては高機能だったので良かったのですが、3年経たないうちに無料や月額2～3千円のシステムに追い抜かれてしまいました。
ぶっちゃけ、僕が使っていたのと同じ程度の機能であれば、今ならばクラウド型のサービスで無料、もしくは有料でも最低額の支払いで済むレベルです。
でも、リースなので契約期間が終わるまでは支払いを続けないといけないので、仕方無しに使うことに。。。
ホームページのリース契約と同じで、いまでもこの手のサービスをリース契約で販売している企業や代理店は多く存在しています。
システムを導入することは問題ないのですが、複数年のリース契約になると、その間は使い続けないといけないという制約があります。
でも、いまのテクノロジーの進歩とコモディティ化、低価格化を考えると5年間も同じシステムを使い続けるというのは、ちょっといただけないので、僕みたいにうかうかとリース契約してしまわないように注意しましょうね。
タイプ2 ポータルサイトの予約システムを利用する
エキテンやホットペッパービューティー、EPARKや楽天ビューティーといったポータルサイトに掲載すると、ネット予約管理システムが利用できます。
なので、ネット予約を導入する、というと多くの人が、ポータルサイトを使うことを考えるんじゃないかと思います。
ポータルサイトを使えば集客もできるし、ネット予約システムも使えるなら、言うことなし！と考える人も多いし、実際に多くのサロンや整体院がポータルサイトのネット予約を利用しています。
ホームページにバナーやリンクを設置すれば、SEOやPPCでやってきた見込み客もポータルサイトの予約システムを使う事ができるし、そもそも簡易なブログやホームページ的な機能を備えたポータルサイトもあります。
確かにめちゃくちゃ利便性は高いんですが、3つの問題があると僕は考えています。
問題1 他の集客ルートからの見込み客が離脱する
例えば、エキテンの予約システムだけを使っている場合。
ホットペッパーであなたのサロンを見つけた見込み客が、ネット予約をしようとしても、ホットペッパーから直接予約できない時点で、まず離脱します。
仮にホームページへのリンクをたどってくれたとして、設置されているネット予約ボタンを押すとエキテンの予約システムに飛ばされます。そして、そこから予約しようとすると、ホエキテンへのログインorーザー登録が必要になるし、ホットペッパーのポイントを使うこともできなければ貯めることもできません。
と、なると。
めんどくさいから別のサロンに行っちゃいますよね。
じゃぁ、それぞれのポータルサイトで提供されているネット予約システムを使えばいいかと言うと、、、
問題2 一元管理ができなくなる
ネット予約システムを導入すると予約関連の業務を効率化できますが、それは一元管理してこその話。
複数のネット予約管理システムを併用していると、それぞれの整合性を取る手間もかかるし、ダブルブッキングしてしまう可能性も高くなります。
多くの予約システムでは、お客さんが予約を登録した時点で確定する「即時予約制」と、サロン側で確認してから予約が確定する「仮予約制」を選ぶことができます。
その機能を使って、すべてのシステムを「仮予約制」にすれば、ダブルブッキングを避けることはできます。
でも、そのために全ての確定させる手間が増えてしまうし、仮予約でブッキングしても調整が必要なのは同じこと。
しかも、他のサロンが即時予約になっているのに、あなたのサロンだけ仮予約制だと、それだけで予約率が落ちてしまいます。なぜなら、すぐに予約できるサロンを探している人が使うサービスだから。
実を言うと、僕はこのミスもやらかしています。まぁ、色々やっちゃってるわけですよ。。。
タイプ1でも出てきた自前の予約システムと、ホットペッパービューティーの予約機能を併用している時期がありました。
でね、2つだけだからブッキングしないだろうと思っても、なんでそんな時間でカブるかなっていうところでブッキングしちゃうんですよ。
ブッキングしちゃうとお客さんに連絡をとって代わりの日程を提案して。1回で決まればいいけど決まらなかったら、何回もやりとしして。
その挙げ句に
都合つかないんで、もういいです
なんて言われたりすると、徒労感が半端ない。
業務効率化やお客さんの利便性向上のために導入しているのに、手間が増えたりダブルブッキングしてたんじゃぁ、そもそも本末転倒ですよね。
問題3 効果がなくても掲載し続けないといけない
実は、これが一番のネック、というか問題じゃないかと思っています。
ネット予約システムを利用しているポータルサイトから、十分な集客ができていれば問題ありません。
でも、集客の効果なくなってきても、予約システムを使うためには、そのポータルサイトに広告を出稿しつづけないといけません。
また、集客できていたとしても。
競合と横並びで比較されるポータルサイトは、価格競争になりやすいという欠点（あえて欠点といいます）があります。
価格競争になるということは、選んでくれるお客さんは価格で判断する人が多い、ということです。その結果、何が起きるかと言うと。
リピートに繋がりにくいお客さんばかりが集まってしまう、ということに。
予約システムを使いたいがために、リピートにつながらないお客さんまで集めてしまうのは、正直言って何も嬉しいことはないですよね。
そして、さらにもっとリスキーなことがあります。
それは看板やチラシ、ホームページなどであなたのサロンを見つけてくれたお客さんが、ネット予約をしようと思って、予約ページに飛ぶと、、、
ホットペッパービューテューやエキテンなどのポータルサイトが表示されるわけです。
もちろん、最初に表示されるのはあなたのサロンの予約ページなので、そのまま、すんなりと予約へと進んでくれれば、何も問題ありません。
でも、お客さんのん心理としては…
あ、ホットペッパーかぁ。
ついでに、もうちょっと他のお店を探してみようかな ♪
となってしまう可能性が、大いにありえます。
集客で難しいのは、最後の一線を超えてもらうことです。この場合だと、ネットで予約をしてもらうこと。。
ガンバって、その半歩手前までお客さんを連れてきているのに、そこで他に目移りされてしまうなんて、敵に塩を送るようなもの。
効果がなくてもネット予約を利用するために掲載し続けないといけない、どころか、ポータルサイトのネット予約を利用していること自体が、あなたの集客や売上を押し下げる原因になってしまうかもしれないのです。
これってめちゃくちゃもったいなくないですか？
じゃぁ、ポータルサイトがダメなら、どんなネット予約管理システムがいいのかと言うと、、、
タイプ3 WordPress（ワードプレス）のプラグインを使う
ホームページをWordPress（ワードプレス）で作っているなら、ネット予約機能を追加できるプラグインを使うというのも、選択肢の1つです。
僕が経営していた整体院で使っていた、リース契約のネット予約管理システムの契約がきれてからは、WordPress（ワードプレス）の「サロンブッキング」というプラグインで予約管理をしていました。
しばらくプラグインの更新がされていないので、今は使わないほうが無難です。
プラグインには無料のものから有料のもの、月額制のものなど色々とあります。
どれがいいかは、こちらのを参考にして、検討してみてください。
WordPress（ワードプレス）を使ってない。
WordPress（ワードプレス）を使ってるけど、プラグインとかよくわかんない。
っていう場合は、次の選択肢をオススメします。というか、WordPress使ってても、タイプ4のクラウド型サービスをオススメします。
タイプ4 クラウド型サービスを利用する
インターネット上にある予約システムを、ログインすることで使えるようになるサービスです。
システムの構造や使い勝手としては、ポータルサイトのネット予約管理システムと近いですが、予約システムの部分だけに特化したサービスになります。
基本的にクラウドサービスなので、ネットに繋がる環境であれば、どこからでも予約の管理ができます。もちろんパソコンだけじゃなく、スマートフォンやタブレットでも利用できるし、スマホ・タブレット用に専用のアプリが用意されているサービスもあります。
クラウド型ネット予約管理システムをオススメする、メリットは大きく分けて3つあります。
クラウド型をオススメする理由 その1 手軽に導入できる
クラウド型なので、基本的にアプリのインストールは不要です（スマホやタブレットでブラウザではなくアプリを使う場合はインストールが必要）
なのでアカウントだけ作れば、すぐに使い始めることができます。
クラウド型をオススメする理由 その2 低コストで利用できる
利用料金が低価格というのがクラウド型サービスの特徴ですが、ネット予約システムも尾の例に漏れません。
サービスによって料金体系は異なりますが、多くは使う機能と利用件数（月間予約件数）などで料金が設定されています。個人経営のサロンでシステムを使う場合は無料か、有料であっても5000円程度までの価格帯が十分に事足りると思います。
5,000円程度なら、ネット予約が無ければ取りこぼしていたお客さんを、1人集客できればペイする金額だと思うので、すぐに投資回収できますよね。
クラウド型ネット予約管理システムも多くのサービスが展開されていますが、いくつかを実際に操作して試してみてから、本格的に導入するシステムを判断できる、というのは、大きなメリットです。
また、しばらく使ってみてダメだったら、カンタンに別のサービスに切り替えることもできます。
最初からお金がかかったり、買い切りのサービスだと、なかなかそうはいかないですよね。
クラウド型をオススメする理由 その3 機能が充実していってる
クラウド型のネット予約管理システムが、一般的になりだしたのはここ2~3年ほどの話。それより前は、サービスの数が少なかったので機能も充実していなかったし、料金も割高でした。
でも、ここ数年で多くのサービスが登場してきました。
その結果、機能もどんどん充実してきているし、料金も下がってきています。今後、さらに機能も拡充されていくでしょう。利用する側にとっては嬉しい話ですよね。
この3つの理由が、クラウド型ネット予約管理システムをオススメする理由です。
サロンにおすすめのネット予約管理システム
ネット予約管理システムのメリットや機能、タイプなどを把握できましたか？
では、ここからはお待ちかね。
おすすめのクラウド型ネット予約管理システムのおすすめサービスをご紹介します。
それぞれのシステムごとに、たくさんの機能があるため、すべてを横並びで比較することはできません。なので予約の管理・受付機能以外に次の5つのポイントで比較しています。
- 無料プランがあるかないか
試用期間無料ではなく、継続的に無料で利用できるか - メール配信機能
予約受付の自動配信だけでなく、メルマガ配信できるか - 顧客管理機能
オンライン予約した顧客だけでなく、サロン側で追加・編集できるか - クーポン機能
登録済みの顧客に、クーポンを配信できるか - オンライン決済機能
予約受け付けのタイミングとセットで決済ができるか
他にもシステムごとにたくさんの機能やサービスがあり特色があるので、くわしくはそれぞれのサイトでご確認ください。
EIPrＯ（エイプロ）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ |
SELECTTYPE（セレクトタイプ）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ |
Coubic（クービック）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
Airリザーブ（エアリザーブ）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ |
RESERVEN（リザーブン）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ |
RESERVA Reservation（レゼルバ予約システム）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ |
eReserve（イーリザーブ）
| 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ |
クラウド型予約システムの機能比較まとめ
| サービス | 無料あり | メール機能 | 顧客管理機能 | クーポン機能 | オンライン決済 |
|---|---|---|---|---|---|
| EIPrＯ（エイプロ） | ○ | ○ | ○ | ○ | |
| SELECTTYPE（セレクトタイプ） | ○ | ○ | ○ | ○ | |
| Coubic（クービック） | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| Airリザーブ（エアリザーブ） | ○ | ○ | ○ | ||
| RESERVEN（リザーブン） | ○ | ○ | |||
| RESERVA Reservation（レゼルバ予約システム） | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ） | ○ | ○ | ○ | ||
| eReserve（イーリザーブ） | ○ | ○ | ○ |
システム導入で予約業務の効率化・集客アップを！
ネットの予約管理システム自体は、ネットが普及し始めた頃から存在し、大きな企業やチェーン店などでは、早くから導入されていました。
こういったシステムを作るには、スクラッチによる大規模なシステム設計が必要で、当然開発費も莫大なものでした。なので、数年前まで個人経営のサロンや整体院でネット予約システムを導入するなんて、夢のまた夢。
でも、ネットが普及し、クラウド型サービスが充実してきたことで、予約管理システムもカンタンに導入できる環境が整ってきました。
ただネットで予約できるようになるだけじゃなく、様々な機能を使うことで集客力やリピート率の向上、さらには売上アップにも役立てることができます。
とは言うものの、どれが自分の整体院の予約の取り方や管理方法にあっているのか、使いやすいのかは、結局のところ使ってみない限りわかりません。多くのサービスでは無料のプランが用意されているので、まずは無料でプランで実際に使ってみてから、本格的に導入するかどうかを考えてみてください。
くれぐれも。いきなり有料プランで契約なんかしないように。
ネットのことはよくわからない・・・なんて言わずに、この機会にネット予約管理システムの導入を考えてはみませんか？
営業時間外だったら、またかけ直してくれるろう
電話ができるようになったら、電話してくれるだろう