1人サロン・整体院経営者のための生産性を500％アップするタスク管理 術
とは言うものの、1人で仕事をしていると、アレもこれもやることがたくさん出てきますよね。
思いついたことを忘れちゃいけないと、手帳やメモに書き留めていくけど、全然タスクが消化できずに、未着手ややりかけのタスクばかりがたまっていく。。。
でも、次から次にやりたいことや、やらないといけない事が出てきて、頭がパンク状態！なんて悩んでませんか？
タスクをやりきるには、ちょっとしたコツがあります。
Step1： タスク管理 の時間を取る
まずはコレが最重要。
毎週、日を決めて2~3時間をタスク整理の時間にあてます。
できれば休みの日がいいでしょう。家庭の事情で休みの日に時間が取れなければ、前の週の営業終了後がおすすめです。
僕は、毎週月曜日の午前中を、この時間にあてています。
Step2：思いつくタスクを、とにかく書き出す
人間は、頭のなかで考えているだけだと具体化できないので、とりあえずはタスクの大小や重要度など気にせず、とにかく思いつく限りのことを書き出していきます。
カテゴリーごとにまとめようとしなくてもOK。思いつくままに、タスクとして洗い出します。
こうやって書き出していくと、それだけで頭の整理になるし、思っているよりも少なかったりします。
もちろん、予想外に多くて焦るときもあります。。。
ただ単に箇条書きで列挙していくのもいいですが、マインドマップを使うとより効果的です。
あと、付箋に書いて貼っていくというのも、あとの作業がすすめやすくなるのでオススメです。
Step3：タスクをカテゴリごとに分類する
次に、カテゴリごとに分類します。
タスクの分類方法は色々あるので、自分で試しながら分類を考えていきましょう。
使いやすいのは重要度と緊急度の掛け合わせ。
タスクを「重要かつ緊急」、「重要だけど緊急じゃない」、「重要じゃないけど緊急」、「重要でもないし緊急でもない」の4つに分類する方法です。
僕は「今後1ヶ月の利益に繋がるタスク」、「2～3ヶ月後の利益に繋がるタスク」、「3～12ヶ月以上先の利益に繋がるタスク」、「1年以上先のこと」の4つにタスクを分類しています。
コレも色々試して、ココに落ち着きました。でも、もっとソリッドな切り口が見つかれば、そっちに変わるかも。
ノートに箇条書している場合は、マーカーやペンなどで色分けしてもいいし、シールを使って分類するのもいい方法です。
付箋の場合は、タスクの分類ごとにまとめて貼り直していきます。
マインドマップだと、すでにタスクがカテゴリごとに分類されているはずなので、この作業は飛ばします。
Step4：作業依頼するつもりで具体的に細かく書く
分類したタスクを、作業レベルに落としこんでいきます。
このときに大切なのは、できるだけ具体的に細かく作業内容を書くということ。
例えば、デザイン会社にホームページのデザインについて確認のメールを送る場合。
「○○さんにメール」ではなく、
「○○さんに、ヘッダーのデザインとH2見出しのあしらい、サイトカラーの確認、こちらの手持ちの画像でサイズはOKか、コピーの進捗についてメールする」という具合に、自分がわかるだけでなく、別の人に作業を依頼するぐらいのつもりで具体的にしていきます。
こうすることで、そのタスクを実行するときに何をすればいいのかを頭の中でリハーサルできるので、実際にメールを送るときに「何を確認するんだっけ？」となって時間を無駄にしなくて済みます。
この前の分類するところまでは、けっこう多くの人がやってます。
でも、タスクを細かく落とし込んでいないので、実際に作業をするときに何をすればいいのかわからなくなって、結局またタスク整理に戻る。というケースが多いです。
それでは、せっかく事前にタスク整理をしているのに、時間がもったいないですよね。
Step5：タスクにかかる時間を予測する
どんなに細かくタスクを洗い出していても、時間の読みができていないと、予定通りにタスクをすすめることはできません。
例えば、先程の「○○さんにメール」というタスク。
コレだけだと、メールするだけなので5分もあればできるから、空き時間にやってしまおう。と思うかも知れません。
でも、メールするというタスクの内容を細かく考えていると、送信する前にどんな作業が必要なのか、それにどれ位時間が必要なのかの予測ができます。
メール送ること、そのものは5分もあれば十分でしょうが、その前の確認や作業で30分～1時間ぐらいはかかることだって起こりえます。
そうすると、「あれ？メール送るだけやったのに、なんか1時間もかかってる。他にもっとやりたいことあったのに・・・」となって、時間が足りなくなってしまうのです。
Step6：タスクの劣後順位を着ける
さて、ココまで来たら、あとは今週やるタスクをスケジュールに落としこみます。
そのときに大事なのがタスクの劣後順位。優先順位の逆です。
タスクとしてかき出しているぐらいなので、どれもやりたいこと、やらないといけないことのはず。
だから優先順位をつけても、みんな優先度が1とか2とかになってしまいがちで、意味がないことに。
なので、やることではなく「やらないこと」を決めていきます。
そうすることで、結果的に優先順位の高いタスクを残すことができます。
このときに、タスクを具体的に細かくブレイクダウンし、必要な時間をちゃんと予測できていることが重要です。
例えば、2週間後の勉強会に参加するために資料をまとめるというタスクがある場合。
なんとなく10時間ぐらいかかるかなと思っていたタスクが、具体的に考えていくと5時間ぐらいで終わりそう。これなら、急いで取り掛からなくても、来週になってからでも大丈夫そう。
だったら、その分、他のタスクを今週中に進めよう。
という判断ができるようになります。
こうして残ったタスクを、1週間のスケジュールに書き込んでいきます。
Step7：あとは粛々とタスクをこなす
もちろん、急な新規が入ったり、予定外の予約が入ることもあれば、自分の時間の読みが甘くて予定通りにタスクが進まないこともあります。
そうなったら、その日のうちに残りのスケジュールを組み直して、1つずつタスクを消化してきましょう。
初めのうちは、休みの日にわざわざ時間をとってタスク整理をするなんて、と思うかも知れません。
でも、これをやるのとやらないのとでは、1週間の作業負荷や仕事のしやすさが変わります。
また、タスクの進み方だけじゃなく、売上や利益の成長もそうだし、何よりあなた自身の成長スピードが大きく変わります。
まずは、次のお休みにタスクの洗い出しからやってみてください。
スキマ時間を活用して生産性アップのスイッチオン！
でも、いくらタスクを整理して、予定を立てていても予約と予約がうまく埋まらず。かと言って、まとまった時間が空くでもなく。細切れの スキマ時間 ができてしまうことってありますよね。
でも、自分でいろんなことをしないといけない1人サロンの経営者にとって、スキマ時間をうまく活用できるかどうかは、仕事の生産性、ひいては自分の稼ぎに直結します。
次はそんなスキマ時間をうまく使って生産性を上げる、ちょっとしたコツを紹介します。
潰してる暇なんてあるの？
予約が詰まっているときよりも、ブツ切れのスキマ時間がタクサなるときの方が疲れたりします。。。
そんなスキマ時間ができてしまったとき、あなたは何をしていますか？
休憩？
ボーっとする？
ネットサーフィン？
動画で暇つぶし？
スマホでゲーム？
友達とLINE？
たまにならば、そうやって過ごすのもいいですが、いつもいつもだと仕事は進まないし、もちろん成長も成功も遠のきます。
そもそも、すべてを1人でこなさないといけない1人サロンにとって、時間はなにものにも変えられない、最重要のリソース。
だから潰してる暇なんてないはずです。
とはいえ、30分以下の時間があっても、まとまった仕事はなかなかできませんよね。集中力も切れるし。
集中力は15分単位
脳の機能的に集中力は15分が1つの単位と言われています。
勉強や作業をはじめて集中力が高まってくるのも15分単位。集中力が持続するのも15分単位で、それが3～4サイクルが限界だと言われています。
そして、集中力が切れたあと、元に戻るまでも15分かかると言われています。
つまり、30分あれば、それなりに集中して作業をすることはできますが、10分、20分のスキマ時間では、そもそも集中することが難しいということ。
しかも、作業をしている間に、予約や問合せ、営業の電話なんかかかってきたりすると、集中もクソもありません。
集中して作業してるときに営業の電話がかかってくると、本気でムカつきます(-_-ﾒ)
そんなに集中力を維持するのが難しいなら、スキマ時間はやっぱり暇つぶしして過ごすしかないのかというと、そんなことはありません。
スキマ時間 でできる作業のリストを作る
そんなスキマ時間をうまく活用する方法は短時間作業のリストを作ること。
5分でできること、10分でできることなど、短時間できる作業をあらかじめリストアップしておけばいいのです。
例えば
カルテの整理
サンキューレターを書く
予約台帳のチェック
帳票類の出力・発注
クリンリネス
タオルのほつれを切る
オイルなど消耗品の補充
などなど。
わざわざ時間をとってするほどではなくても、やっとかないと溜まってしまう作業をあらかじめリストにしておきます。
このときにリストアップする作業のポイントは、あんまり考えなくてもできる単純作業か、それに近い作業にすること。
考える時間が必要ということは、集中する時間を取らないといけなくなるので、結局スキマ時間では終わらなくなってしまいます。
で、中途半端なスキマ時間ができたら、そのリストを見て作業をする。
これだけ。
こうしておくと、スキマ時間の有効活用ができます。ちょっとしたことですけど、こんな事で生産性は変わります。
時間が余ってるから、動画でも観て暇つぶしするか～(・∀・)
なんてやってると、いつまで経っても貧乏サロンで終わっちゃいますよ。
今日からでも取り入れることができるので、ぜひ、お試しを。
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